1. Informații generale
Website-ul www.balvanyosresort.ro pune la dispoziția vizitatorilor un asistent virtual bazat pe inteligență artificială (chatbot), destinat furnizării de informații despre serviciile Balvanyos Resort, facilitățile de cazare, restaurante, SPA, oferte și alte activități.
Asistentul virtual permite, de asemenea, transmiterea solicitărilor de contact, a cererilor de rezervare SPA, a solicitărilor privind achiziționarea voucherelor cadou, precum și a sesizărilor și reclamațiilor.
Operatorul datelor cu caracter personal este Imperial Hotel Management S.R.L., cu sediul social în Târgu Secuiesc, Strada Abator nr. 17, județul Covasna, CIF RO5129376, denumit în continuare „Operatorul”.
2. Categoriile de date prelucrate
În funcție de modul în care utilizați asistentul virtual, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:
- Date furnizate în conversație: întrebările, mesajele și alte informații introduse voluntar de utilizator, precum și răspunsurile generate de chatbot.
- Date de contact: nume și prenume, număr de telefon, adresă de e-mail și conținutul solicitării.
- Date privind rezervările și serviciile solicitate: perioada sejurului, numărul persoanelor, vârstele copiilor, informații privind rezervările SPA și alte preferințe comunicate voluntar.
- Date privind voucherele cadou: numele cumpărătorului, numele beneficiarilor, datele de facturare și alte informații necesare procesării solicitării.
- Date privind sesizările și reclamațiile: numele persoanei, datele de contact, numărul camerei, perioada sejurului și descrierea situației semnalate, după caz.
- Date tehnice și de securitate: adresa IP, identificatori de sesiune, informații tehnice privind browserul și date necesare prevenirii utilizării abuzive a serviciului.
Utilizatorii sunt rugați să nu introducă în conversația liberă date sensibile, parole, date bancare, copii ale documentelor de identitate sau alte informații care nu sunt necesare pentru formularea solicitării.
3. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării
Datele sunt prelucrate pentru următoarele scopuri:
- Furnizarea de informații și răspunsuri la întrebările adresate chatbotului.
- Preluarea și soluționarea solicitărilor privind cazarea, serviciile SPA, voucherele cadou și alte servicii oferite de Balvanyos Resort.
- Transmiterea cererilor către departamentele competente.
- Gestionarea sesizărilor și reclamațiilor.
- Asigurarea securității sistemului, prevenirea fraudelor, a accesului neautorizat și a utilizării abuzive.
- Îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile Operatorului.
În funcție de scopul concret, prelucrarea se întemeiază pe articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR, pentru demersuri precontractuale sau executarea unui contract, articolul 6 alineatul (1) litera (f), pentru interesele legitime ale Operatorului privind comunicarea cu utilizatorii, soluționarea solicitărilor și securitatea sistemelor, respectiv articolul 6 alineatul (1) litera (c), atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale.
4. Utilizarea inteligenței artificiale și a furnizorilor externi
Pentru generarea anumitor răspunsuri, chatbotul utilizează serviciile OpenAI, prin intermediul interfeței API.
În acest scop, mesajele utilizatorului și o parte din istoricul recent al conversației pot fi transmise către infrastructura OpenAI, împreună cu informații relevante din paginile oficiale ale Balvanyos Resort.
Pentru protecția împotriva accesului automatizat și a utilizării abuzive, chatbotul utilizează serviciul Cloudflare Turnstile, care poate prelucra adresa IP și alte semnale tehnice necesare verificărilor de securitate.
Datele din formularele de contact și rezervare sunt gestionate prin infrastructura WordPress a website-ului și pot fi transmise prin e-mail către departamentele autorizate ale Balvanyos Resort. Aceste date nu sunt transmise automat către OpenAI doar prin completarea formularului. Totuși, informațiile personale introduse anterior în conversația liberă pot fi incluse în solicitările adresate serviciului AI.
5. Stocarea și durata păstrării datelor
Datele sunt gestionate prin infrastructura tehnică a website-ului și prin serviciile furnizorilor utilizați.
Se aplică următoarele reguli:
Istoricul conversațiilor: întrebările și răspunsurile sunt păstrate în baza de date WordPress pentru o perioadă de 30 de zile, fiind supuse unui mecanism de ștergere automată periodică.
Istoricul temporar al sesiunii: pentru continuitatea conversației, anumite informații sunt păstrate temporar pe server, cu o durată de expirare de 24 de ore. În browserul utilizatorului poate fi stocat un istoric local, cu verificarea expirării după 24 de ore.
Solicitările transmise prin formulare: cererile de contact, rezervările SPA, solicitările de vouchere și sesizările sunt înregistrate în baza de date WordPress și pot fi transmise personalului autorizat prin e-mail.
Aceste înregistrări nu sunt supuse în prezent unei ștergeri automate după 30 de zile. Ele sunt păstrate în funcție de necesitatea soluționării solicitării, gestionării relației cu clientul, respectării obligațiilor legale și protejării drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului.
Datele prelucrate de OpenAI: conform documentației furnizorului, jurnalele standard pentru monitorizarea utilizării abuzive pot fi păstrate până la 30 de zile, cu excepțiile prevăzute de politica acestuia. În funcție de configurarea serviciului, anumite date asociate răspunsurilor API pot fi păstrate cel puțin 30 de zile.
Datele existente în sistemele de e-mail, copiile de siguranță și infrastructura furnizorilor externi pot fi supuse unor perioade de păstrare distincte.
6. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European
Pentru funcționarea chatbotului sunt utilizate servicii furnizate de companii externe, inclusiv OpenAI și Cloudflare.
În acest context, anumite date cu caracter personal pot fi prelucrate sau transferate și în afara Spațiului Economic European (SEE).
7. Accesul la date și măsuri de securitate
Accesul la solicitările înregistrate este limitat la personalul autorizat al Balvanyos Resort, în funcție de atribuțiile acestuia.
Chatbotul utilizează mecanisme tehnice de securitate, inclusiv verificarea automată a solicitărilor, limitarea numărului de cereri și măsuri de protecție împotriva accesului abuziv.
Răspunsurile generate de inteligența artificială au caracter informativ. Confirmările de rezervare, ofertele personalizate și alte operațiuni care necesită aprobarea Operatorului sunt gestionate de personalul autorizat.
Chatbotul nu este utilizat pentru adoptarea unor decizii exclusiv automatizate care să producă efecte juridice asupra utilizatorilor sau să îi afecteze într-un mod similar semnificativ.
8. Drepturile persoanelor vizate
În condițiile GDPR, utilizatorii beneficiază de dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitate și opoziție, după caz, precum și de dreptul de a retrage consimțământul atunci când acesta constituie temeiul prelucrării.
Solicitările privind protecția datelor pot fi transmise la:
Responsabilul cu protecția datelor (DPO) poate fi contactat la:
Adresă de corespondență: Imperial Hotel Management S.R.L., Strada Abator nr. 17, Târgu Secuiesc, județul Covasna, România.
Persoanele vizate au, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
Pentru informații generale privind protecția datelor, consultați politica de confidențialitate disponibilă la: